Passi operativi_n°1: creare e gestire il team
Ruoli poco chiari che partecipano a team senza direzione e senza delega per addivenire collegialmente ad un risultato; un incubo inverosimile? Questa è spesso una situazione cronica, difficile da modificare e per nulla rara.
Se, alla fine di un meeting, vi è capitato di chiedervi: “cosa abbiamo deciso oggi?” e non avete saputo dare una risposta fate parte del folto gruppo di quelli che potrebbero lavorare in modo più efficace. Potrebbe anche darsi che la decisione sia stata presa, e che siate giunti alla conclusione che “alla fine si è presa una decisione di pancia, basata sull’istinto, contrariamente a tutti i numeri e senza che siano stati sentiti i pareri di chi ha veramente il polso della situazione”. Bene, anche in questo caso siete in buona compagnia; l’importante è farsi coraggio, non è un processo irreversibile! Se c’è la buona volontà (magari per stanchezza) di allontanarsi dai vecchi sistemi e si sta cercando nuova linfa per affrontare in modo snello ed efficace la gestione di mercati sempre più turbolenti, esistono soluzioni che consentono al team di prendere decisioni ragionate.
Dobbiamo risolvere alcune questioni preliminari:
- è necessario identificare ruoli chiari: ogni componente del meeting deve sapere qual è lo scopo che giustifica la sua presenza;
- Il team nel suo complesso deve essere dotato di uno scopo che ne legittima l’azione e deve godere della fiducia e della delega necessari ad operare;
- I singoli membri devono condividere l’idea che lavorare in team vuol dire favorire il raccordo tra ruoli indipendenti: affinchè lo scambio sia rapido, efficace, non verboso il lavoro va fatto prima del meeting e non durante. Riunirsi non vuol dire ricercare il consenso, né raggiungere la maggioranza, né l’unanimità. Non vi sono votazioni da fare, vi è solo l’interscambio di informazioni funzionali a far si che ciascun ruolo possa lavorare sempre meglio;
- la frequenza delle riunioni deve essere stabilita; la costanza degli incontri è da preferire alla unanimità dei presenti, la durata degli incontri deve essere predeterminata e non è bene prendere l’abitudine a sforare;
- I cellulari si tengono lontano dal meeting per evitare distrazioni
Abituati i singoli membri al rispetto delle regole preliminari, potremo passare al punto successivo: come osservare attività ricorrenti e indicatori di performance senza perdersi.
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